DİA – Dönem Devri Sık Sorulan Sorular

1-Firmada yeni dönemi nasıl açabilirim?

Firma kartı dönem bilgileri alanından ‘Dönem Ekle’ seçeneği ile veya Dönem Devir (Devir) ekranındaki ‘ Yeni Dönem Ekle ’ seçeneği ile işlem sağlayabilirsiniz.

2-Devir işlemlerinde firma hangi dönemde olmalıdır ?

Devir işlemleri, eski dönemde başlatılmalıdır. 

3-Dönem devri yaparken hangi dönem ön tanımlı olmalıdır?

Devredilecek dönem ön tanımlı olmalıdır.

4-Fatura, irsaliye v.b. işlemleri kaydederken “İşlem Tarihi aktif dönem aralığı içinde olmalıdır” uyarısı alındığında nasıl işlem sağlayabilirim?

Fatura, İrsaliye v.b. işlemlerin yapıldığı dönem bilgisi ile kullanıcının sağ üst kısımda yer alan dönem bilgisi kontrol edilmelidir. İçerisinde bulunulan dönem ile işlem tarihi dönemi aynı değil ise Firma Dönem değiştirilerek ilgili döneme geçiş yapılarak işlem sağlayabilirsiniz..

5-Devir işlemi sonrası stok miktarlarının önceki döneme göre farklı gelmesinin sebebi ne olabilir ?

Devir yapılmak istenilen stok hareketleri kontrol edilerek;

• Depo bazlı stok eksi miktara düşmüş mü?
• Dönem devir ekranında devir işlemi yapılırken stok miktarları irsaliye devirlerine bağlı olarak, malzeme miktar seçimi  irsaliye  dahil/hariç yöntemlerden doğru olan seçilmiş mi?
• Stok işlemlerinde üst işlem kullanılmış mı?
• Stok sipariş rezerv işlemleri yapılmış mı?
•  Devir işlemi sonrası eski döneme tekrar stok miktarını etkileyecek veri girişi yapılmış mı?
• Konsinye irsaliye ve faturalama işlemleri yapılıp yapılmadığı kontrol edilmelidir. 

 5.1 Stokları depo bazlı takip ediyorum. Bazı depoların stok miktarları eksiye düştü nasıl devir yapabilirim?

Eksi stok miktarları için devir fişi oluşmamaktadır. Bir sonraki yılda eksi olarak takip edilmek isteniyorsa stok malzeme listesinden ya da kullandığınız ve eksi miktarları görebileceğiniz bir raporu excele alıp yeni dönemde excelden veri aktararak stok çıkış fişlerinden (Örneğin Sarf fişi v.s.) bir tanesi seçilerek aktarım yapılabilir. 

  5.2 İrsaliye devri yapılacak ise stok miktar hesaplama yönteminden hangisini seçmeliyim?

Stok miktar hesaplama yönteminden Malzeme Miktarları seçeneğini ‘ İrsaliye Hariç ‘ seçerek işlem sağlayabilirsiniz.

  5.3 Stoklarımı üst işleme göre takip ediyorum hangi seçenekleri kullanarak devir işlemini gerçekleştirebilirim?

Malzeme miktarları Depo Bazında ve  Üst İşlem seçimine bağlı olarak devir yapılmak isteniyorsa parametreler tabında bulunan Malzeme Devir Fiş listesindeki Depo Bazında + Üst İşlem yöntemi seçilerek işlem yapılmalıdır. Devir işlemini yapılmadan önce Stok miktarları (Depo Bazında + Üst İşlem)  kontrol edilmeli ve eksi miktarlar devir olmayacağı için düzeltilmesi gereken işlemlerin devir öncesi yapılması gerekmektedir.   

5.4 Siparişlerde rezervasyonlu işlemler bulunduğu durumda stok devir işlemlerini nasıl yapabilirim?
Devir ekranından Malzeme miktarları ve Sipariş seçimi yapılarak devir işlemini yapabilirsiniz. Stok rezervasyon fişleri yeni açılan döneme gelmekte ve miktar hesaplamasında Rezervasyon son tarihini dikkate almaktadır. 

5.5 Devir işleminden sonra eski dönemde bir işlem yapıldığında yeni dönemde stok miktarı değişir mi?             
Hayır değişmez. Devir işlemi yapıldıktan sonra eski dönemde yapılan işlemler devir yapılmış stok miktarlarını etkilememektedir. Stok miktarlarının etkilenmesi için dönem devri ekranından önceki devir alanında oluşan malzeme fişi silinmeli ve devir işlemi yeniden yapılmalıdır.

 5.6 Konsinye İrsaliye/Fatura işlemlerinin olduğu durumunda devir işlemini nasıl gerçekleştirebilirim?

Devir ekranında İrsaliye alanı seçilmeli ve parametrelerde ‘malzeme miktarları irsaliye hariç’ olarak işaretlenerek devir işlemi yapılmalıdır

6-Malzeme miktarlarını depo ve üst işleme göre devredebilir miyim?

Malzeme miktarları Depo Bazında ve  Üst İşlem seçimine bağlı olarak devir yapılmak isteniyorsa parametreler tabında bulunan Malzeme Devir Fiş listesindeki Depo Bazında + Üst İşlem yöntemi seçilerek işlem yapılmalıdır. Devir işlemini yapılmadan önce Stok miktarları (Depo Bazında + Üst İşlem)  kontrol edilmeli ve eksi miktarlar devir olmayacağı için düzeltilmesi gereken işlemlerin devir öncesi yapılması gerekmektedir. 

7-Dönem devri sonucu oluşan veya muhasebe fişleri ekranından eklenen kapanış fişi hesap planı bakiyelerine neden yansımamaktadır?

Kapanış fişi bakiyeleri doğrudan hesap planına yansımamaktadır. Mali tablolar hesap planı bakiyeleri üzerinden oluşturulduğundan, tabloların doğru şekilde görüntülenebilmesi için kapanış fişleri hesap planı bakiyelerini değiştirmemektedir. Mizan raporunu kapanış fişi dahil seçeneği ile kontrol edebilirsiniz.

8-Devir yapmadan yeni dönemde işlem yapabilir miyim? 

Eski dönem işlemleri sürerken yeni dönemde işlem yapabilirsiniz. Eski dönem kayıtları tamamlandıktan sonra yeni dönem devrini gerçekleştirebilirsiniz.

9-Devir işleminden sonra eski dönemde fatura eklendiği zaman faturanın yeni döneme yansıması için ne yapmalıyım?

Devir işlemi yapıldıktan sonra yeni döneme eklediğiniz fatura yeni dönemi etkilemeyecektir. Faturanın yeni dönemde, cari bakiye ve stok miktarlarını etkilemesi için dönem devri ekranından önceki devir alanında oluşan malzeme fişi, cari açılış fişi silinmeli ve devir işlemi yeniden yapılmalıdır. Devir fişlerinde kullanıcılar değişiklik yaptılar ve silmek istemiyorlar ise etkilenen stok ve carinin bilgileri yeni dönemde manuel değiştirilebilir.

10-Yeni dönemde fatura işlerken stok eksi miktar uyarısını neden alıyorum?

Stok devir işlemi yapılmamış olabilir ya da eski dönemde stok eksi miktar olduğu için devir işleminde stok miktarı gelmemiş olabilir. Devir yapılmadıysa geçici olarak sistem parametresinden scf.02.05 stok eksi miktar parametresi Devam et / Uyarı ver olarak değiştirilebilir. Devir yapıldıysa eski dönem stok hareketleri kontrol edilebilir.

11-Devir işleminde pasif durumunda olan stokların miktarları yeni döneme aktarılır mı?

Evet aktarılmaktadır. Malzeme miktar devir işleminde aktif/pasif durumuna bakılmaksızın hareketi olan tüm stok miktarları yeni döneme aktarılmaktadır. Pasif durumundaki stokların miktarı devredilemeyecek ise devir işleminden önce stok miktarları sıfırlanarak işlem yapılmalıdır.

12-Fatura kaydederken ‘e-Fatura / e-Arşiv fatura numarasında yıl bilgisi hatalı, kontrol edin!’ uyarısı için nasıl işlem sağlanmalıdır?

Kayıt Numara Şablonları <sis0300> ekranından ilgili döneme ait doğru yıl bilgisi girilerek gerekli numara şablonunun tanımlanması gerekmektedir.

13-Dönem sonu devir işleminde Cari Hesap Bakiyesi için cari vade hesaplama yöntemi “Ortalama Vade” seçildiğinde nasıl işlem gerçekleştirilir?

• Cari Bakiye Hesaplama Yöntemi “Ana Döviz”, Cari Vade Hesaplama Yöntemi “Ortalama Vade” olarak seçildiğinde; cari hesabın tüm hareketleri firma ana dövizi üzerinden değerlendirilir ve bu hareketlerin ortalama vadesi dikkate alınarak devir işlemi yapılır.
• Cari Bakiye Hesaplama Yöntemi “Döviz”, Cari Vade Hesaplama Yöntemi “Ortalama Vade” olarak seçildiğinde ise; cari hesabın hareketlerindeki tutarlar işlem döviz türleri üzerinden ele alınır ve dövizli işlemlerin ortalama vadesi dikkate alınarak devir işlemi gerçekleştirilir.

14-Dönem sonu devir işleminde Cari Hesap Bakiyesi için cari vade hesaplama yöntemi “Kapanmamış Ortalama Vade” seçildiğinde nasıl işlem gerçekleştirilir?

Cari Bakiye Hesaplama Yöntemi sadece  “Ana Döviz” yöntemi seçilerek Cari Vade Hesaplama Yöntemi “Kapanmamış Ortalama Vade” olarak seçildiğinde; cari hesabın tüm hareketleri firma ana dövizi üzerinden değerlendirilir. Sistem, hareketler için FİFO yöntemine göre borç-alacak eşleşmesi yapar ve kalan bakiyelerin ortalama vadesi dikkate alınarak devir işlemi gerçekleştirilir. Kullanıcı tarafından yapılan Borç/Alacak eşleme işlemi dikkate alınmaz.

15-Dönem sonu devir işleminde Cari Hesap Bakiyesi için cari vade hesaplama yöntemi “Kapanmamış Ortalama Vade(Belge Bazında)” seçildiğinde nasıl işlem gerçekleştirilir?

• Cari Bakiye Hesaplama Yöntemi “Ana Döviz”, Cari Vade Hesaplama Yöntemi “Kapanmamış Ortalama Vade(Belge Bazında)” olarak seçildiğinde; cari hesabın tüm hareketleri işlem  ana dövizi üzerinden değerlendirilir. İşlem hareketleri FİFO yöntemine göre borç-alacak eşleşmesi yapar ve belge bazında kalan bakiyelerin devri gerçekleştirilir.
• Cari Bakiye Hesaplama Yöntemi “Döviz”, Cari Vade Hesaplama Yöntemi “ Kapanmamış Ortalama Vade (Belge Bazında)” olarak seçildiğinde; devir işlemi aşamasında Döviz türleri dikkate alınarak Borç Alacak eşleme işlemi FİFO yöntemine göre otomatik  yapılmakta ve eşleme sonrası belge bazında kalan tutarın belge döviz kuru dikkate alınarak gerçekleştirilmektedir. Belge bazlı devir işleminde belgenin kalan tutarı ve belgenin kuru üzerinden devir yapıldığı için ana döviz tutarlarında devir sonrası farklılık olabilmektedir.                                                                                                         

16-Dönem sonu devir işleminde Cari Hesap Bakiyesi için cari vade hesaplama yöntemi “Eşlenmemiş Borç-alacak Bakiyesi (Belge Bazında)” seçildiğinde nasıl işlem gerçekleştirilir?

• Cari Bakiye Hesaplama Yöntemi “Ana Döviz”, Cari Vade Hesaplama Yöntemi “Eşlenmemiş Borç-Alacak Bakiyesi (Belge Bazında)” olarak seçildiğinde; cari hesabın hareketleri işlem yerel dövize göre kullanıcıların yapmış olduğu Borç Alacak eşleşmeleri dikkate alarak eşlenmemiş belgelerin kalan bakiyelerinin devri gerçekleştirilir.
• Cari Bakiye Hesaplama Yöntemi “Döviz”, Cari Vade Hesaplama Yöntemi “ Eşlenmemiş Borç-Alacak Bakiyesi (Belge Bazında)” olarak seçildiğinde, borç-alacak eşleşmeleri dikkate alınarak eşlenmemiş belgelerin dövizli kalan bakiyelerinin devri gerçekleştirilir. Cari bakiyelerin dövizli devrinde, eşlenmemiş belgelerin tutarlarının doğru kalması için devir öncesi kur değerlemesi yapılmalıdır; yapılmazsa sistem, dönem sonu döviz kuru üzerinden otomatik değerleme yapar. Kur değerlemesi yapılmadığında, devir sonrası yerel bakiyede farklılıklar oluşabilmektedir.Kur değerlemesi yapmak istemeyen ve devredilen belgelerde sistemin otomatik kur değerlemesi yapmasını talep eden kullanıcılar, bu yöntemi kullanabilirler.

17-Cari Kart listesinde ki Raporlama Döviz (Bakiye RD) bakiyesini nasıl devir yapabilirim?

scf.04.49 Cari Listede Raporlama Dövizli Bakiye sistem parametresi Evet olması durumunda, Devir ekranında Raporlama Döviz türü belirlenip, Cari Bakiye Hesaplama Yönteminde Döviz ve Cari Vade Hesaplama Yöntemi olarak Ortalama Vade seçildiğinde oluşan cari açılış fişinin raporlama döviz kuru otomatik oluşmakta ve cari kart listesinde ki Raporlama Döviz (Bakiye RD) bakiyesi gelmektedir. 

18-Dövizli takip edilen carilerin dönem devrini nasıl gerçekleştirebilirim?

Öncelikle, yapmak istediğiniz işlemin türünü belirlemelisiniz: belge bazında mı yoksa bakiye olarak mı devir yapmak istiyorsunuz?

• Belge bazında devir yapmak istiyorsanız, 15. ve 16. maddeleri kontrol ederek işlem sağlayabilirsiniz.
• Bakiye olarak devir yapmak istiyorsanız, 13. maddeyi kontrol ederek işlem sağlayabilirsiniz.

19-Cari Vade Hesaplama Yöntemini ‘Kapanmamış Ortalama Vade’ seçtiğimizde kullanıcının yaptığı Borç Alacak eşlemesini dikkate almadan neden devir işlemini yapmaktadır?

• 14. maddeyi kontrol ederek işlem sağlayabilirsiniz.

20-Cari hesap bakiyelerini devrettim, ancak açılış fişinde aynı cariye birden fazla satır oluşmasının nedeni nedir?

Cari bakiye devirlerinde üst işlem, şube, masraf merkezine göre gruplayıp devir işlemi yapılmaktadır. Masraf merkezi devir ekranından seçilmesine rağmen üst işlem ve şube ayrımı otomatik oluşmaktadır. Bu nedenle oluşan açılış fişi satırlarının bu seçeneklere göre kontrol edilmesi gerekmektedir.

21-Dönem devri işlemlerinde ‘’pasif cari’’ uyarısı almaktayız. Bu durumda nasıl işlem sağlayabilirim?

Sistem parametrelerinden scf.04.58 Cari kartın pasif olması durumunda parametresi Devam et / Uyarı ver olarak değiştirilebilir.

22-Bekleyen siparişleri bir sonraki yıla devredebilir miyiz?

Devir ekranında ‘Siparişler’ seçeneğini işaretleyerek, Tamamı Sevk Edilmemiş, Teklif Durumunda veya Analiz Aşamasında olan siparişleri devredebilirsiniz.

23-Muhasebe hesap kartlarının devir işlemini yaptım, ancak önceki döneme tekrar hesap kartı açıldı. Muhasebe hesap kartlarını yeni döneme nasıl ekleyebilirim?

Eski dönemde yeni açılan Muhasebe hesap kartlarını veri aktarım sihirbazı ile DİA XML olarak dışarı alıp, yeni dönemde veri aktarım sihirbazı ile DİA XML aktarım yöntemiyle DİA’ya veri aktarmak istiyorum seçeneğini kullanarak Muhasebe Hesap Kartı aktarım Parametrelerinden Hesap kodu varsa Kaydı Yoksay olarak tekrar içeri alabilirsiniz veya hesap ekle alanından yeni dönemde hesap kartını ekleyebilirsiniz.

24-Otel dönem devri nasıl yapılır?

Firma kartından yıl sonu gelmeden yeni dönem açılmalıdır. Otel folyo hareketlerinde mükerrer kayıt oluşmaması için otel dönem devrinin sadece bir kez yapılması gerekmektedir. 

Devir ekranından, Devam Eden Kontratlar, Otel Bekleme-Rezervasyon-Konaklama Kartları, Otel Arıza Bakım formları, Otel Kayıp Bulundu Listesi devir yapılmaktadır.

25-Muhasebe Hesap Planı Bakiyesi miktarlı devir yapılabilir mi?

Devir ekranındaki parametreler alanında bulunan “Muhasebe Hesap Planı Bakiye Devri Miktarlı Yapılsın” seçeneği işaretlenerek işlem sağlanabilir.

26-Çek ve senet devir işlemlerinde, son bordroda kullanılan döviz kuru ile aktarımı nasıl gerçekleştirebilirim?

Devir ekranındaki parametreler alanından ‘ Çek Senet Devir Döviz Kuru Parametre’ değerini ‘Son Bordro Kuru’ seçerek işlem sağlayabilirsiniz.

27-Çek-Senet işlemlerinde parçalı ödeme yöntemi kullanılıyor ise devir işlemi nasıl yapılmalıdır?

Çek senet işlemlerinde parçalı ödeme yöntemi kullanılıyor ise devir parametrelerinde Çek Senet Devrinde, Tüm Bordroları Devret seçerek işlem sağlayabilirsiniz.

28-Sipariş kalemlerine bağlı  seri-lot bilgileri devredebilir mi?

Devir parametreleri alanında bulunan ‘Sipariş Seri-Lot Kalemlerini Devret’ seçeneğini işaretleyerek gerçekleştirebilirsiniz.

29-Dönem devri işlemi yanlış yapıldığında devir işlemi geri alınabilir mi?

Devir işlemi geri alınamaz. Dönem devri ekranından önceki devir işlemleri alanında oluşan devir fişleri silinerek, devir işlemi yeniden yapılabilir. Geçmiş yıllara ait işlemlerin silinmemesi için tarih filtresi verilerek işlem yapılmalıdır.

30-Fiili stok miktarı ile Gerçek stok miktarı arasında fark oluşturabilmek için malzeme fiş türlerinden hangisini kullanabilirim?

Fiili ve gerçek stok miktarları arasında fark yaratmak için malzeme fiş listesinde yer alan Devir Konsinye Giriş ve Devir Konsinye Çıkış fiş türleri kullanılabilir. Bu fişlerde, hangi miktarın (Fiili veya Gerçek) etkilenmesi isteniyorsa, fiş içerisindeki “Stok Miktarı Etki” alanı seçilmelidir.

Örneğin; konsinye fatura alışı, konsinye fatura çıkışı veya konsinye irsaliye gibi devir yapılmak istenmeyen işlem türlerinde, miktar devirleri tamamlandıktan sonra, stok malzeme listesinden gerçek ve fiili stok farkı kadar miktar düzeltmesi yapılabilir. Bu işlem gerektiğinde Excel’den kopyala–yapıştır yöntemiyle de gerçekleştirilebilir.

31-B2B ve B2C sistemlerinde dönem devri ayarları nasıl yapılmalıdır?

Web sitenizin Admin Panel – Sistem Ayarları – Ayarlar sayfasındaki Firma menüsünden Güncelleme sekmesi seçilmelidir. Tüm Verileri Güncelle parametresindeki Aktif Dönem Cache Temizle kutucuğunu işaretlenerek DİA Verilerini Güncelle butonu seçilmedir. Böylece DİA’da seçilen ön tanımlı dönem web sitenizde aktif olacaktır. Daha sonra Tüm Verileri Güncelle parametresinde bulunan Tüm Stok Miktarlarını Tekrar Güncelle kutucuğunu seçerek DİA Verilerini Güncelle butonunu işaretlemelisiniz. Böylece ürün miktarlarınız güncellenmiş olacaktır.

Dia Erp Hizmetlerimizden faydalanmak için bizlere ulaşabilirsiniz.